本说明适用于通过本站「提交史料」页面提交的各类材料。提交不等于公开，请阅读以下内容后再行提交。
一、可以提交什么
- 与「慰安妇」历史问题相关的文献、照片、口述记录、实物线索及其背景说明。
- 附件支持 PDF、JPG、PNG、TIFF、TXT、DOCX，单个文件默认 25MB 以内，最多 5 个文件。
- 口述类材料请附录音/录像内容的文字摘要，并说明是否具备知情同意与授权范围。
- 实物类材料可先以照片与文字描述提交，我们会在初步评估后与您沟通后续处理方式。
二、提交后的处理流程
- 接收：系统生成提交编号，供您日后查询与联系。
- 审核：按「权属 → 隐私 → 伦理」顺序审查；如需补充信息，我们会通过您留下的联系方式与您沟通。
- 联系确认：确认史料细节与授权范围（是否公开、是否匿名、可否用于展示等）。
- 处置：经审核通过并获授权的部分，可能进入数字档案分级（L0–L3）；未获授权或未通过审核的材料不予公开。
处理状态参考：《史料提交与使用政策常见问题（FAQ）》所列流程（received → in_review → contacted → accepted / declined / withdrawn）。
三、个人信息如何处理
- 我们仅收集必要信息：姓名或称谓、联系方式、以及用于核实史料来源所需的背景信息。
- 您的联系方式仅用于与您沟通本次提交事宜，不会用于营销、不会向无关第三方提供。
- 涉及受害者及其家属的身份信息，按默认匿名原则处理；公开内容中的身份信息须经单独授权与风险评估。
- 附件与提交记录采取访问控制与审计留痕，仅限授权工作人员处理。
四、保存期限
- 已公开的内容，按档案管理规范长期保存，并保留来源与版本信息。
- 未通过的提交、以及撤回后的记录，我们保留最小编号与审计事实（用于避免重复处理与追溯），其余可供识别个人的信息将被删除或匿名化。
- 具体保存期限依材料性质与法规要求确定；如您对保存有特殊要求，请在提交时说明。
五、撤回权
- 您可以随时撤回提交，无需说明理由。
- 撤回后：身份字段匿名化，公开内容下架（如已公开）；仅保留最小编号与审计事实。
- 撤回请求请通过原联系方式提出，我们会在核实身份后处理。
六、我们的承诺
- 未经您的授权，不会将材料用于约定之外的目的；
- 提交记录与审计信息妥善保存，您可随时查询处理进度；
- 若发现处理过程中存在风险（如身份可能被推断），我们有权暂停公开并与您沟通。
本说明与《伦理准则》一并适用；如有疑问或需撤回，请通过「联系我们」与我们联系。