本說明適用於通過本站「提交史料」頁面提交的各類材料。提交不等於公開，請閱讀以下內容後再行提交。
一、可以提交什麼
- 與「慰安婦」歷史問題相關的文獻、照片、口述記錄、實物線索及其背景說明。
- 附件支持 PDF、JPG、PNG、TIFF、TXT、DOCX，單個文件默認 25MB 以內，最多 5 個文件。
- 口述類材料請附錄音/錄像內容的文字摘要，並說明是否具備知情同意與授權範圍。
- 實物類材料可先以照片與文字描述提交，我們會在初步評估後與您溝通後續處理方式。
二、提交後的處理流程
- 接收：系統生成提交編號，供您日後查詢與聯繫。
- 審覈：按「權屬 → 隱私 → 倫理」順序審查；如需補充信息，我們會通過您留下的聯繫方式與您溝通。
- 聯繫確認：確認史料細節與授權範圍（是否公開、是否匿名、可否用於展示等）。
- 處置：經審覈通過並獲授權的部分，可能進入數字檔案分級（L0–L3）；未獲授權或未通過審覈的材料不予公開。
處理狀態參考：《史料提交與使用政策常見問題（FAQ）》所列流程（received → in_review → contacted → accepted / declined / withdrawn）。
三、個人信息如何處理
- 我們僅收集必要信息：姓名或稱謂、聯繫方式、以及用於覈實史料來源所需的背景信息。
- 您的聯繫方式僅用於與您溝通本次提交事宜，不會用於營銷、不會向無關第三方提供。
- 涉及受害者及其家屬的身份信息，按默認匿名原則處理；公開內容中的身份信息須經單獨授權與風險評估。
- 附件與提交記錄採取訪問控制與審計留痕，僅限授權工作人員處理。
四、保存期限
- 已公開的內容，按檔案管理規範長期保存，並保留來源與版本信息。
- 未通過的提交、以及撤回後的記錄，我們保留最小編號與審計事實（用於避免重複處理與追溯），其餘可供識別個人的信息將被刪除或匿名化。
- 具體保存期限依材料性質與法規要求確定；如您對保存有特殊要求，請在提交時說明。
五、撤回權
- 您可以隨時撤回提交，無需說明理由。
- 撤回後：身份字段匿名化，公開內容下架（如已公開）；僅保留最小編號與審計事實。
- 撤回請求請通過原聯繫方式提出，我們會在覈實身份後處理。
六、我們的承諾
- 未經您的授權，不會將材料用於約定之外的目的；
- 提交記錄與審計信息妥善保存，您可隨時查詢處理進度；
- 若發現處理過程中存在風險（如身份可能被推斷），我們有權暫停公開並與您溝通。
本說明與《倫理準則》一併適用；如有疑問或需撤回，請通過「聯繫我們」與我們聯繫。